初めて社内外のセミナーやイベントを任された広報担当者にとって、最初の大きな決定のひとつが「場所選び」です。適切な会場を選ぶためのポイントや、規模に応じた具体的な特徴を考慮することが重要です。ここでは、100名、500名、1000名規模の参加を想定して、都内でのセミナーやイベント会場を選ぶ際のポイントと、代表的な会場の特徴を解説します。
1. イベントの規模別・会場選びのポイント
- 100名規模
比較的小規模なイベントの場合、コスト面やアクセスの良さを重視した選択が効果的です。TKPの貸し会議室やホテルの小規模宴会場、少人数用のホールが人気です。アクセスが集客に直結するため、駅近の会場や、アットホームな雰囲気のある場所も候補に入れてみましょう。 - 500名規模
の中規模イベントには、柔軟にレイアウトが変更できる会場が最適です。例えば、ベルサールなどは価格は少し高めですが、天井が高く、座席配置やステージ設営などをゼロから設計できるため、イベントまた、規模に応じて区画で会場を開くこともできるので、多目的に使用できる会場が便利です。 - 1000名規模
の大規模なセミナーやカンファレンスでは、ホールやホテルの大宴会場が主な選択肢になります。 特にホテル終了は、セミナー後の親善会やコーヒーサービスを同一施設内で提供できるため、イベント終了さらに、大規模な会場では設備やスタッフも充実しているため、参加者が多いイベントでも安心して運営できます。
2. 都内のメインな会場の特徴
- TKPカンファレンスセンター
TKPは都内に多くの会場を構えており、規模やニーズに応じて堅実な会場が選べることが特徴です。コストを抑えつつも、駅近やアクセスの良さが重視されており、手軽にまた、プロジェクターやホワイトボード、マイクなどの基本的な備品も揃っており、会議やセミナーでの使いやすさも魅力です。 - ベルサール
価格が高くなりますが、自由度の高いレイアウトが特徴です。天井が高く、広いスペースでレイアウトをゼロから作成できるため、ステージ構成や大型スクリーンの設置など、ダイナミックな演出が可能です。演出にこだわりたい場合には最適です。
さらに、周囲には飲食店やカフェが多く、イベント前後の交流の場としても活用しやすい立場です。 - ホテル
ホテルは、セミナーと親睦会をワンストップで行いたい場合に特に適しています。
また、ホテル内のサービスが充実しているため、コーヒーサービスやランチ付きのプランも可能です。
ラグジュアリーな雰囲気がイベントの印象を高めてくれることもポイントです。
さらに、音響や照明設備も整っており、プロ仕様の演出もサポートされているため、大規模なカンファレンスや商談会にも最適です。 - 小劇場（例：渋谷小劇場、池袋のサンシャイン劇場）
小劇場は舞台設備が整っており、音響や照明にこだわりたい場合には最適です。会場が密閉空間に近い構造となっているため、セミナーのような長時間のイベントには向かない場合もあります。また、トイレや休憩スペースの数が限られていることが多いため、大規模イベントにはやや不向きです。
3.確認事項
・予算の確認
一部の会場を除いて、費用に関しては不掲載の会場がほとんどです。
また、購入備品や追加の人件費、プロジェクターの費用など連絡をとって初めて見積もりが出来上がる
ケースがほとんどです。
また、数ヶ月前から押さえていないと埋まってしまっていることが多々あるため、
まずはイベントの制作会社や代理店など、イベントを多くやっている会社に相談してみましょう。
・機材周りの確認
詳しくは別のブログに記載いたしますが、テクニカル周りの方を手配しなければならないケースと会場が手配してくれるケースがあります。
会場の機材が特殊な場合は会場にテクニカルをお願いしてしまうことも多いですが、
状況によっては映像会社などに発注しなければならないケースもあります。
ご不明な点はいつでもなんでもNomodel株式会社にご連絡くださいませ。
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